AVG VERKLARING

Correspondentie:
E-mail algemeen: info@ocetc.nl
De Functionaris Gegevensbescherming van OPLEIDINGSCENTRUM ETC, is te bereiken via avg@ocetc.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

OPLEIDINGSCENTRUM ETC verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

– Voor- en achternaam
– Geslacht
– Geboortedatum
– Adresgegevens
– Telefoonnummer
– E-mailadres

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 18 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 18 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@ocetc.nl, zodat wij eventuele dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
OPLEIDINGSCENTRUM ETC verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

– Het afhandelen van uw betaling
– U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit
te kunnen voeren
– U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
– OPLEIDINGSCENTRUM ETC verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier
wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze
”belastingaangifte of het aanvragen van een examen.

Geautomatiseerde besluitvorming

OPLEIDINGSCENTRUM ETC neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van OPLEIDINGSCENTRUM ETC ) tussen zit. OPLEIDIINGSCENTRUM ETC gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:

Exact Online, hierin registreren wij de organisatie waarvoor u werkt als suspect, prospect of klant. Nadat u ons uw e-mailadres heeft verstrekt, zullen wij uw naam en e-mailadres of rechtstreeks telefoonnummer opslaan in Exact Online als contactpersoon/cursist van de organisatie waarvoor u werkt. Deze gegevens zijn alleen zichtbaar voor uw contactpersonen binnen Opleidingscentrum ETC, welke geautoriseerd zijn tot deze klantinformatie. Deze gegevens worden nimmer aan derden verstrekt zonder uw schriftelijke verzoek of schriftelijke toestemming. Wanneer uw gegevens zoals voornaam, achternaam, geb.dd. en e-mailadres door uw HRM manager of meerdere aan ons worden verstrekt, worden uw geslacht, initialen, achternaam en geb.dd. op de factuur vermeld, zodat voor uw werkgever aantoonbaar is dat deze hebben betaald voor de door u gevolgde cursus. De medewerkers van OPLEIDINGSCENTRUM ETC kunnen alleen inloggen in Exact Online, nadat zij deel hebben genomen aan de driedaagse cursus waarin zij ook geïnstrueerd worden op de geheimhoudingsplicht en hiervoor een document tekenen. Hierdoor mag u verwachten dat zij zeer goed op de hoogte zijn, van het feit dat de door u of uw werkgever verstrekte informatie worden gezien als vertrouwelijk en hoe met de verkregen informatie dient te worden omgegaan. Tevens kan er niet ingelogd worden in het CRM systeem Exact Online, zonder een dubbele veilige verificatie, welke is vereist voor een ieder die werkzaam is bij Opleidingscentrum ETC en gemachtigd is om in Exact Online te kunnen werken. Daarnaast kan de Directie ten alle tijden inzien wie uw gegevens hebben ingelezen aan de hand van een logboek in Exact Online. Daarnaast kunnen wij ten alle tijdens zien wanneer een medewerker is ingelogd en welke handelingen zij hebben verricht.

Wanneer u zich inschrijft voor een cursus of opleiding bij OPLEIDINGSCENTRUM ETC bewaren wij de volgende gegevens:

  • Bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en e-mail;
  • Gegevens contactpersoon (voorletters, achternaam, geboortedatum en e-mailadres)
  • Betaaltermijn
  • Optioneel: factuurreferentie, opmerking, offerte
  • Voorkeuren voor trainingsdatum en locatie

Voor welke doeleinden gebruikt OPLEIDINGSCENTRUM ETC de persoonsgegevens?

  • We gebruiken uw naam om u correct te adresseren voor de factuur van de te volgen training/opleiding(en)
  • Uw telefoonnummer gebruiken we om met u te kunnen communiceren over de trainingen, voortgang en de betaling;
  • We gebruiken de gegevens van de deelnemer voor uw en onze administratie, voor de certificaten en voor een benodigde cursusherinnering (3 maanden voorafgaand aan het verlopen van een certificaat).
  • We slaan de gegevens op van de cursisten, zodat wij u tijdig kunnen herinneren aan een herhaling van de training;
  • We verwerken e-mailadressen om de cursisten op verzoek van de werkgever (in cc: aan de contactpersoon) rechtstreeks te kunnen uitnodigen voor een training.
  • We verwerken de betaaltermijn per inschrijving om u te garanderen dat deze altijd hetzelfde is.
  • We verwerken voorkeuren in factuurreferentie en opmerkingen om u hiermee in administratief van dienst te zijn;
  • We verwerken een gespreksnotitie over de contactmomenten, zodat wij u klantgericht te woord kunnen staan.
  • Opleidingscentrum ETC bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
  • Gegevens over behaalde certificaten en diploma’s indien deze door OPLEIDINGSCENTRUM ETC aan u worden verstrekt. Hiervan zal de bewaartermijn van verstrekte certificaten 10 jaar zijn en de bewaartermijn van een diploma 30 jaar.

Delen van persoonsgegevens met derden
OPLEIDINGSCENTRUM ETC deelt of verkoopt uw gegevens niet aan derden. Aan ons verstrekte informatie wordt uitsluitend gedeeld indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Omtrent het klanttevredenheidsonderzoek, welke benodigd is voor het keurmerk Blik Op Werk, worden uw gegevens zoals naam, achternaam, telefoonnummer en eventueel uw e-mailadres alleen verstrekt, nadat u hiervoor schriftelijk toestemming aan ons heeft gegeven. Op deze wijze kunt u ervan overtuigd zijn dat deze organisatie zorgdraagt voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. OPLEIDINGSCENTRUM ETC laat u een verklaring ondertekening dat u akkoord bent met het verstrekken van uw gegevens ten behoeve van het klanttevredenheidsonderzoek wat door een erkende opdrachtnemer wordt verricht. Pas nadat wij van u deze ondertekende verklaring hebben ontvangen, delen wij uw gegevens ten behoeve van het klanttevredenheidsonderzoek. Een kopie van deze verklaring wordt maximaal 2 jaar bewaard. Wanneer u deelneemt aan een examen van een exameninstelling is het nodig dat wij uw gegevens zoals: naam, geb.dd. en woonplaats aan de exameninstelling te verstrekken. Uw persoonsgegevens die door ons aan de exameninstelling worden verstrekt zijn noodzakelijk voor deelname aan het examen. Een exameninstelling heeft de plicht dat uw gegevens op een beveiligde en vertrouwelijke wijze worden verwerkt. U kunt er dus van op aan dat eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
OPLEIDINGSCENTRUM ETC gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Eventuele cookies op onze website zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt.
vervolg Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen, dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door OPLEIDINGSCENTRUM ETC en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@ocetc.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN)) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. OPLEIDINGSCENTRUM ETC reageert zo snel mogelijk en uiterlijk binnen vier weken op uw verzoek. Wij willen u er tevens op wijzen, dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
OPLEIDINGSCENTRUM ETC neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Sinds september 2023 hebben wij onze interne regelgeving omtrent uw gegevens nog meer aangescherpt, zodat sommige gegevens slechts voor de Directie en Secretaresse zichtbaar zijn. U kunt ongeacht onze extra aangescherpte regels altijd een e-mail sturen naar de verantwoordelijken middels het E-mailadres info@ocetc.nl

Dit privacy beleid revisie 1.3 is het laatst gewijzigd op 28 januari 2025.