Samenwerken, documenten delen en altijd de juiste informatie terugvinden
Wilt u efficiënter samenwerken met collega’s en documenten veilig op één centrale plek beheren? Tijdens de eendaagse cursus Werken met Microsoft SharePoint bij Opleidingscentrum ETC leert u hoe u SharePoint praktisch inzet voor het opslaan, delen, bewerken en terugvinden van documenten en informatie.
SharePoint is veel meer dan een digitale opslagplaats. Het is een krachtige samenwerkingsomgeving binnen Microsoft 365, waarin medewerkers gezamenlijk aan documenten kunnen werken, informatie kunnen delen en werkprocessen overzichtelijk kunnen organiseren. U voorkomt hiermee dat verschillende versies van hetzelfde document via e-mail worden rondgestuurd of dat belangrijke bestanden verspreid op computers en netwerkschijven staan.
De cursus wordt gegeven in duidelijke, begrijpelijke taal en is vooral gericht op de dagelijkse praktijk. U oefent zelf met herkenbare werksituaties, zodat u de opgedane kennis direct binnen uw organisatie kunt toepassen.
Cursusinhoud Werken met Microsoft SharePoint
Tijdens deze eendaagse cursus komen onder andere de volgende onderwerpen aan bod:
Kennismaken met SharePoint
- Wat is Microsoft SharePoint?
- De plaats van SharePoint binnen Microsoft 365
- Het verschil en de samenhang tussen SharePoint, OneDrive en Microsoft Teams
- Aanmelden bij SharePoint
- Kennismaken met de SharePoint-werkomgeving
- Navigeren tussen sites, pagina’s, bibliotheken en lijsten
- Veelgebruikte SharePoint-begrippen begrijpen
- Een SharePoint-site volgen en als favoriet instellen
- Recente en veelgebruikte documenten terugvinden
Werken met SharePoint-sites
- Het verschil tussen teamsites en communicatiesites
- Een SharePoint-site openen en gebruiken
- Navigeren via menu’s, koppelingen en zoekfuncties
- Informatie en nieuwsberichten op een site bekijken
- Werken met startpagina’s en verschillende onderdelen
- Inzicht krijgen in rollen, toegangsrechten en machtigingen
- Begrijpen welke informatie voor wie zichtbaar is
Documenten en mappen beheren
- Werken met documentbibliotheken
- Nieuwe documenten en mappen maken
- Bestaande bestanden en mappen uploaden
- Documenten openen en bewerken
- Bestanden een andere naam geven
- Documenten en mappen verplaatsen of kopiëren
- Bestanden verwijderen en terugvinden in de prullenbak
- Documenteigenschappen en aanvullende gegevens bekijken
- Meerdere bestanden overzichtelijk selecteren en beheren
Samenwerken aan documenten
- Documenten delen met collega’s
- Een deelkoppeling maken en gebruiken
- Verschillende toegangsrechten herkennen
- Bepalen of iemand een document mag bekijken of bewerken
- Gezamenlijk en gelijktijdig aan documenten werken
- Wijzigingen van collega’s herkennen
- Opmerkingen en vermeldingen gebruiken
- Voorkomen dat er verschillende versies van hetzelfde document ontstaan
- Een gedeelde koppeling beheren of intrekken
Versiebeheer en documentherstel
- Werken met versiegeschiedenis
- Eerdere versies van een document bekijken
- Controleren wie een document heeft gewijzigd
- Een eerdere versie herstellen
- Verwijderde documenten terughalen
- Begrijpen wanneer een nieuwe documentversie wordt opgeslagen
- Het belang van versiebeheer bij samenwerking
Documenten ordenen en terugvinden
- Bestanden en informatie zoeken binnen SharePoint
- Gericht zoeken op titel, inhoud, datum of persoon
- Documenten sorteren, filteren en groeperen
- Werken met kolommen en documenteigenschappen
- Verschillende weergaven van een bibliotheek gebruiken
- Persoonlijke en openbare weergaven herkennen
- Informatie logisch en overzichtelijk ordenen
- Het verschil tussen werken met mappen en met kenmerken begrijpen
Werken met SharePoint-lijsten
- Kennismaken met Microsoft Lists binnen SharePoint
- Het verschil tussen een documentbibliotheek en een lijst
- Lijstgegevens toevoegen, wijzigen en verwijderen
- Werken met verschillende soorten kolommen
- Lijsten sorteren en filteren
- Een eigen weergave van een lijst maken
- Lijsten gebruiken voor acties, registraties, planningen en overzichten
- Bestaande lijstsjablonen herkennen en gebruiken
SharePoint en OneDrive synchroniseren
- Een SharePoint-documentbibliotheek synchroniseren met de computer
- SharePoint-bestanden bekijken in Windows Verkenner
- Bestanden lokaal openen en bewerken
- Begrijpen hoe wijzigingen worden gesynchroniseerd
- Online en offline met documenten werken
- Synchronisatieproblemen herkennen
- Het verschil tussen synchroniseren, downloaden en een snelkoppeling toevoegen begrijpen
Samenwerking met Microsoft Teams
- De relatie tussen Microsoft Teams en SharePoint begrijpen
- Bestanden uit een Teams-kanaal terugvinden in SharePoint
- Documenten vanuit Teams en SharePoint openen en bewerken
- Voorkomen dat documenten dubbel worden opgeslagen
- Bewust kiezen waar een document thuishoort
- Samenwerken vanuit één centrale bestandsomgeving
Veilig en zorgvuldig werken
- Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie
- Controleren met wie een bestand of map wordt gedeeld
- Het verschil tussen interne en externe toegang herkennen
- SharePoint-machtigingen op hoofdlijnen begrijpen
- Onbedoeld delen en dubbele bestanden voorkomen
- Afspraken maken over bestandsnamen en mappenstructuren
- Documenten op de juiste locatie opslaan
- Verantwoord omgaan met downloaden en lokaal bewaren
Praktisch en efficiënt werken
- Handige snelkoppelingen en favorieten gebruiken
- Veelgebruikte documenten snel terugvinden
- Een logische werkwijze voor documentbeheer toepassen
- Samenwerkingsafspraken binnen een team maken
- Veelvoorkomende fouten herkennen en voorkomen
- Praktische tips voor overzichtelijk digitaal samenwerken
Voor wie is deze cursus bedoeld?
Deze cursus is geschikt voor medewerkers die Microsoft SharePoint gebruiken of binnenkort gaan gebruiken voor het beheren, delen en gezamenlijk bewerken van documenten en informatie.
De cursus is onder andere geschikt voor:
- Administratief en secretarieel medewerkers
- Officeprofessionals en projectmedewerkers
- Medewerkers van bedrijven, gemeenten en andere organisaties
- Teamleden die gezamenlijk aan documenten werken
- Zelfstandigen en ondernemers
- Medewerkers die overstappen van een netwerkschijf naar SharePoint
- Iedereen die efficiënter wil leren samenwerken binnen Microsoft 365
Ervaring met SharePoint is niet noodzakelijk. Basisvaardigheden in het werken met een computer en Microsoft 365 zijn wel gewenst.
Wat kunt u na afloop?
Na afloop van de cursus kunt u:
- Zelfstandig navigeren binnen een SharePoint-omgeving
- Documenten en mappen uploaden, openen, bewerken en beheren
- Documenten veilig met collega’s delen
- Samen met anderen aan hetzelfde document werken
- Versiegeschiedenis bekijken en een eerdere versie herstellen
- Bestanden snel zoeken, sorteren en filteren
- Werken met documentbibliotheken en SharePoint-lijsten
- SharePoint-bestanden synchroniseren met uw computer
- De samenwerking tussen SharePoint, OneDrive en Teams beter begrijpen
- Bewuster omgaan met toegangsrechten en vertrouwelijke informatie
- SharePoint inzetten om overzichtelijker en efficiënter samen te werken
Praktische informatie
Cursusduur: één dag
Niveau: basis
Lesvorm: praktijkgericht, met duidelijke uitleg en oefeningen
Voorkennis: algemene computervaardigheden en basiskennis van Microsoft 365
Geschikt voor: individueel, klassikaal en als incompanytraining
Afronding: bewijs van deelname of certificaat van Opleidingscentrum ETC
Voor de praktijkoefeningen is toegang tot een SharePoint-omgeving gewenst. Welke onderdelen deelnemers daadwerkelijk kunnen uitvoeren, is afhankelijk van de rechten die binnen de organisatie aan hen zijn toegekend.
Waarom deze cursus volgen bij Opleidingscentrum ETC?
Bij Opleidingscentrum ETC staat persoonlijke aandacht centraal. U krijgt duidelijke uitleg, oefent in uw eigen tempo en werkt met voorbeelden die aansluiten bij de dagelijkse praktijk. Er is voldoende ruimte om vragen te stellen en om onderdelen te oefenen die voor uw functie of organisatie belangrijk zijn.
Werk centraal, werk veilig en werk slimmer samen met Microsoft SharePoint.
Prijs
De prijs van deze ééndaagse cursus bedraagt € 295,- per cursist exclusief 21% BTW. Het lesboek, lunch, warme en koude dranken zijn bij deze prijs inbegrepen. U ontvangt na afloop een CRKBO-erkend certificaat van deelname.